Avaliação de Empresas

A auditoria é um processo muito importante para o desenvolvimento de uma organização. Essa ferramenta permite verificar a eficácia dos procedimentos internos e identificar pontos que podem ser otimizados.

Além de garantir a segurança financeira e patrimonial, passar por auditorias bem sucedidas é uma etapa obrigatória em alguns casos, como para demonstrar se a empresa está apta ou não para receber uma certificação ISO. 

Trata-se de um tema que pode gerar muitas dúvidas, por isso preparamos um guia prático de como se preparar para uma auditoria. Acompanhe a leitura!

O que são auditorias?

Auditoria é um procedimento técnico que envolve a inspeção e análise de atividades realizadas pela empresa com o objetivo de avaliar se as operações são eficazes e estão dentro da regularidade.

A auditoria pode ter diversas finalidades, desde contábil, operacional e fiscal até ambiental, trabalhista e de certificação. Ela pode ser adotada, por exemplo, para avaliar alguma tarefa que está passando por mudanças, ou então em setores específicos para avaliar a situação como um todo.

Em um sentido geral, a auditoria é utilizada para garantir transparência a um negócio, uma vez que evita a ocultação ou manipulação de informações e garante dados fidedignos sobre a atividade empresarial. Assim, fica mais fácil encontrar falhas e indicar as melhores alternativas de otimização.

Podemos dizer que há dois tipos de auditoria: a auditoria interna, realizada por um funcionário da própria empresa com o propósito de atender as necessidades da administração, e a auditoria externa é feita por um profissional independente e contratado especialmente para realizar o processo com o objetivo de constatar a terceiros se a empresa adota boas práticas de governança corporativa.

Seja qual for o tipo de auditoria escolhido, é essencial que o profissional responsável seja qualificado para que saiba o que fazer se encontrar possíveis falhas e oportunidades de otimização.

No próximo tópico, vamos te dar algumas dicas de como se preparar para o processo de auditorias.

Passo a passo: como se preparar para uma auditoria?

1- Elabore um plano anual para auditorias

Estruture um plano de ação com todos os passos que serão realizados, definindo as datas de início, de encerramento e das reuniões de auditoria. Indique, também, os departamentos que serão auditados e quando o relatório final, feito pelo auditor, deverá ser entregue.

Esse plano deve ser aprovado pelo grupo diretor da empresa. A dica é se programar para que o dia escolhido para aprovação seja exclusivamente dedicado a essa tarefa.

2-Avise a equipe sobre os procedimentos

Assim que o plano anual for aprovado, informe os colaboradores sobre a data de início da auditoria e explique todos os procedimentos, bem como o que será exigido.

Você pode fazer isso realizando reuniões, informando sobre em qual etapa está a auditoria, as atividades que precisam ser feitas e como cada funcionário pode contribuir.

Desse modo, o time se sentirá mais seguro e poderá trabalhar em sintonia para garantir que a auditoria ocorra sem entraves.

3- Defina os setores que serão auditados

Saber quais serão os setores a passarem por uma auditoria e se dedicar a otimizá-los é essencial para que não ocorram problemas na revisão.

Por isso, verifique todas as operações referentes a esses setores e entenda qual seria a melhor forma de serem operados. Esteja de olho para detectar possíveis falhas e meios de corrigi-las rapidamente.

Com essas informações, será possível aperfeiçoar os departamentos, garantindo melhor desempenho na hora da auditoria.

4- Padronize os processos internos

Se a auditoria tem como propósito analisar e identificar desvios nos padrões estabelecidos, nada mais importante do que padronizar os processos internos.

Então, em parceria com a equipe de RH da empresa, crie manuais detalhados sobre as atividades e funções de cada colaborador em cada uma delas. É importante que cada membro conheça esses padrões e saiba o que deve ou não ser realizado no decorrer do seu trabalho.

Procure acompanhar os executores de cada setor para auxiliar na aplicação do manual.

5- Crie e siga um cronograma

Manter a equipe organizada é fundamental para a gestão de qualidade e se preparar para a auditoria. Sendo assim, crie um cronograma de ações e disponibilize para toda a equipe.

Neste documento deve constar informações como:

• dia e horário da auditoria;
• atividades que serão auditadas;
• nome dos envolvidos no processo (auditores, responsáveis para esclarecer dúvidas)
• prazos para realização das tarefas;
• entre outros pontos;

O importante é que todos da equipe entendam quais ações serão adotadas para que o tempo seja otimizado e a performance, satisfatória.

6-Faça simulações e testes

Talvez o auditor aplique testes para avaliar os procedimentos internos. Então se a dúvida é como se preparar para uma auditoria, é recomendável fazer simulações, observando e corrigindo com antecedência alguns pontos que poderiam ser apontados pelo auditor.

7-Trabalhe em parceria com os auditores

Independente do foco da auditoria, é necessário trabalhar em harmonia com os auditores. Na hora de responder perguntas, por exemplo, busque ser seguro e objetivo.

Jamais emita opiniões particulares, ignore ou recuse informações solicitadas. O ideal é acompanhar o auditor, supervisionando seu trabalho e de que forma reage aos colaboradores e aos pontos analisados.

8- Utilize os resultados a favor da sua empresa

Mais do que se preparar para a auditoria, é importante saber quais caminhos seguir após o término. Então além de gerar relatórios, fale com a equipe, solicite opiniões sobre o processo e certifique-se de anotar as ideias. 

Utilize todos esses dados como base para implementar mudanças e aperfeiçoar o desempenho da sua empresa.

Agora que você já sabe como se preparar para uma auditoria, que tal ficar por dentro das normas? 

Auditorias das normas ISO 

Para garantir a adequação às normas ISO e a consequente certificação, é recomendado que a empresa passe por uma auditoria interna com o objetivo de validar a sua gestão. 

A auditoria interna é uma alternativa capaz de mensurar resultados, identificar falhas e gerar estratégias para otimizar as operações, de modo a entender quais os requisitos necessários para manter o negócio dentro da legalidade. 

Esse tipo de auditoria pode ser feito para se preparar para as normas ISO, tais como:

• ISO 9001
• ISO 14001
• ISO 22000
• ISO 45001
• Auditoria Interna SA 8000

A auditoria interna, se bem feita, pode tornar os processos internos mais eficientes, facilitando a obtenção das certificações almejadas.

Agora que você já sabe os passos de como se preparar para uma auditoria, que tal descobrir como treinar a equipe para esse processo? Confira neste post.