Avaliação de Empresas

Uma auditoria é uma análise objetiva de algum aspecto das operações de uma empresa. Seu objetivo é confirmar até que ponto a organização está em conformidade com os padrões esperados. 

As auditorias podem ter finalidades diferentes. Uma auditoria financeira analisa os registros financeiros de uma empresa para garantir que estão corretos. Uma auditoria de conformidade é projetada para garantir que a empresa está cumprindo os regulamentos ou leis aplicáveis. 

Porém, na maioria dos casos, uma auditoria consiste em várias etapas ou fases que são projetadas para garantir os resultados mais precisos, objetivos e confiáveis. O processo para uma auditoria específica dependerá do tipo que está sendo realizada, bem como do conjunto de normas que regem o trabalho do auditor.

E para garantir o melhor resultado final, alguns passos devem ser seguidos, que listamos a seguir!

Passo 1 – Notificação de auditoria

As auditorias começam com a emissão de algum tipo de notificação à empresa ou organização que está sendo auditada. A carta de notificação geralmente especifica o propósito da auditoria, quando ela será conduzida e a data e hora de uma reunião inicial que os auditores gostariam de agendar com os líderes da empresa.

A notificação também listará quais documentos o auditor deseja examinar. Para uma empresa, isso pode incluir contratos, as atas registradas de quaisquer reuniões do conselho, um organograma, correspondência, registros de vendas e muito mais.

Passo 2. Processo de planejamento

Após o envio da notificação, o auditor levará algum tempo para planejar a auditoria. Isso é feito antes da reunião com a liderança organizacional, a fim de elaborar a estratégia apropriada para essa reunião e o trabalho de campo que se segue. 

Os auditores também precisam identificar as principais áreas de investigação e preocupação e as informações específicas que desejam examinar a fim de analisar essas áreas. Isso também dá à empresa tempo para reunir os documentos solicitados.

Passo 3. Reunião inicial

A fase de planejamento geralmente leva a uma reunião inicial entre a alta administração da empresa e os auditores. O pessoal administrativo também pode estar presente. 

O objetivo da reunião é dar aos auditores a oportunidade de explicar o processo, bem como dar à organização a oportunidade de expressar quaisquer preocupações práticas, estratégicas ou de cronograma que possam ter.

Passo 4. Trabalho de campo

O trabalho de campo é a primeira etapa de auditoria ativa. Geralmente, é elaborado um cronograma mais detalhado para que a presença do auditor não perturbe os negócios.

Podem ocorrer entrevistas com funcionários-chave para investigar procedimentos e práticas de negócios. Os auditores também podem realizar verificações de amostra de documentos, para garantir que as práticas de criação e retenção de documentos da empresa sejam corretas.

O trabalho de campo pode ser conduzido por alguns auditores ou uma equipe maior, dependendo do tamanho e escopo da auditoria.

Passo 5. Comunicação

Enquanto o trabalho de campo é realizado pela equipe de auditoria presencialmente nas instalações da empresa, a equipe deve estar em contato regular com o auditor corporativo a fim de esclarecer os procedimentos e garantir o acesso adequado aos documentos necessários.

Passo 6. Rascunho de auditoria

Quando a equipe de auditoria conclui o trabalho de campo e a revisão do documento, os auditores preparam um relatório preliminar de auditoria. Este documento detalha o propósito da auditoria, os procedimentos usados ​​pelos auditores, os documentos revisados ​​e as conclusões da auditoria. 

Provavelmente também incluirá uma lista preliminar de questões não resolvidas. O relatório preliminar é distribuído entre a equipe para revisão e sugestões de revisão.

Passo 7. Resposta da Gestão

Depois que a equipe de auditoria faz as últimas revisões do relatório de auditoria, o documento final é entregue à gerência para sua revisão e resposta. O documento de auditoria geralmente pede que a gerência responda a cada uma das constatações e conclusões da auditoria.

Deve também declarar se concorda ou discorda dos problemas citados, o plano para corrigir quaisquer problemas ou deficiências observados e a data esperada em que todas as questões terão sido tratadas.

Passo 8. Escopo da auditoria

Após a resposta da gerência, que pode ser formalmente anexada ao relatório final de auditoria, uma reunião formal de saída pode ser agendada com a empresa sendo auditada para fechar quaisquer pontas soltas existentes ou responder perguntas, discutir a resposta da gerência e abordar o escopo da auditoria.

Feito isso, o relatório de auditoria finalizado é distribuído a todas as partes interessadas necessárias, incluindo dentro e fora da área auditada, se aplicável.

Passo 9. Aplicação

Finalmente, a empresa auditada implementa as mudanças recomendadas no relatório de auditoria, então os auditores revisam e testam quão bem essas mudanças resolvem os problemas ou questões identificados. O feedback entre a empresa e os auditores continua até que todos os problemas sejam resolvidos e o próximo ciclo de auditoria comece.

Esteja pronto para realizar auditoria

Como você acompanhou, ao seguir esses passos é possível ter maior certeza do êxito de uma auditoria. Porém, é sempre necessário o comprometimento e atenção das partes envolvidas ao longo do processo, com o objetivo de garantir que os resultados representem dados fiéis e confiáveis.

Uma das formas de garantir que todo o processo ocorra dentro dos passos listados é contar com uma empresa que seja especialista na área para conduzir as etapas. E aqui na RRK Soluções Patrimoniais, temos uma equipe de consultores que podem lhe ajudar em todas as etapas de uma auditoria.

Inclusive, se sua empresa está prestes a passar por uma auditoria, recomendamos a leitura do nosso artigo sobre o tema. Nele, apresentamos quais os principais pontos que a empresa deve observar para se preparar para uma auditoria. Confira agora mesmo e tenha uma boa leitura!