Avaliação de Empresas

São vários fatores que determinam o sucesso de um sistema de gestão e a manutenção da conformidade em uma empresa. Ter um programa de auditoria interna é um deles. Mas como você pode garantir que seu programa de auditoria será eficaz? 

Alguns dos fatores decisivos são o planejamento do programa, as etapas da auditoria e, principalmente, a estruturação. Além disso, saber como treinar a equipe para ter eficiência em uma auditoria interna é ponto-chave.

Mas quão grande deve ser a equipe de auditoria? E quanto ao perfil dos auditores? Como eles devem ser treinados? Essas são questões importantes que as empresas devem considerar ao estruturar sua equipe e que abordamos no artigo a seguir. Confira.

O tamanho da equipe de auditoria interna

As empresas altamente dinâmicas geralmente se beneficiam de auditorias mais frequentes. As organizações estáticas terão um esquema mais relaxado. O grau de magnitude e frequência dessas auditorias ajudam a determinar o tamanho da equipe de auditoria interna.

Auditorias mais frequentes geralmente requerem um grupo maior de pessoas da sua equipe treinada. Isso minimiza o tempo total que cada auditor gasta em uma auditoria e reduz o tempo gasto fora das atividades diárias na empresa.

Independentemente do tamanho da equipe, ter uma estratégia de seleção de auditores contribuirá significativamente para garantir a eficácia geral das auditorias. E, mais importante, a eficácia e a melhoria contínua do sistema de gestão.

O perfil ideal da equipe

Os membros da equipe de auditoria interna devem ter um perfil muito específico. Compreender as qualidades do perfil de cada colaborador interno ajuda a avaliar a situação atual de sua equipe, bem como a recrutar e selecionar candidatos para auditoria.

As qualidades de um auditor interno:

• Demonstra integridade
• Demonstra competência e cuidado profissional
• Ser objetivo e livre de influência indevida 
• Estar alinhado com as estratégias, objetivos e riscos da empresa
• Fazer uso dos recursos disponíveis
• Demonstrar qualidade e melhoria contínua
• Ser comunicativo e de forma eficaz
• Ser astuto, pró-ativo e focado no resultado
• Promover a melhoria organizacional

Importância da pluralidade da equipe

Os auditores não devem ter responsabilidades nas áreas que estão auditando. No entanto, existe uma vantagem estratégica em selecionar auditores cujos processos departamentais se relacionam com as áreas que estão auditando.

Por exemplo, uma pessoa na área de compras pode auditar o envio e o recebimento do material, a engenharia pode auditar a manufatura e a manufatura pode auditar a qualidade ou revisões de contrato.

Auditar um departamento intimamente ligado permite que os auditores obtenham uma compreensão mais profunda dos processos. E isso posteriormente ajudar a melhorar e refinar o sistema de gestão.

E como treinar a equipe para ter eficiência

Para desenvolver um programa de auditoria eficaz e atender aos requisitos das normas, a equipe de auditoria interna deve ser treinada na realização de auditorias. 

O treinamento eficaz de auditores é provavelmente uma das poucas oportunidades de maior valor agregado que as empresas têm com relação a seus sistemas de gestão.

O treinamento deve considerar a complexidade das áreas a serem auditadas e incluir:

• Treinamento nos processos auditados
• Treinamento nos sistemas de auditoria interna da empresa
• Os auditores e todos os funcionários devem compreender que as auditorias internas são auditorias de sistema e não de pessoas

Entre os elementos do sistema de auditoria interna que podem ser incluídos no treinamento estão checklists específicos, formas de preencher os registros de auditoria e os procedimentos básicos que controlam a função de auditoria interna. O restante do treinamento deve se concentrar em metodologias de auditoria.

Ser capaz de treinar internamente e alternar auditores internos oferece benefícios adicionais. Tornar-se um auditor interno permite que os funcionários desempenhem um papel importante na manutenção do sistema de gestão da empresa, criando diversidade no local de trabalho e potencialmente aumentando a satisfação no trabalho. 

Com isso em mente, algumas empresas usam seu treinamento para alternar continuamente os auditores internos.

Aplique a sua empresa

De todos os elementos que compõem os sistemas de gestão ISO, a auditoria interna requer mais tempo e esforço depois que o sistema é implementado. Tirar o máximo proveito das auditorias internas promoverá um maior envolvimento dos funcionários, aumentará a satisfação no trabalho e fornecerá mais oportunidades de melhoria contínua. E isso só é possível com uma equipe de auditoria interna bem estruturada e treinada.

E um ponto essencial, é que deixamos estrategicamente por último, é a sequência do trabalho e preparação da equipe. Importante lembrar que a auditoria deve ser um processo contínuo e, apresentar o plano de trabalho para todos os funcionários ao menos uma vez ao ano é essencial para melhores resultados.

Ao elaborar um plano de auditoria anual, você prepara sua equipe e sua empresa para o processo. Isso permite agilizar o levantamento das informações, ter melhor qualidade no acesso e preenchimento das informações, reduzindo o tempo da auditoria sem perder qualidade.

E lembrando que quanto melhor o resultado da auditoria, maior credibilidade sua empresa terá no mercado, seja perante investidores ou mesmo para a busca de recursos, empréstimos ou financiamentos para o seu negócio.

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