Controle Patrimonial

Muitos proprietários de empresas estão descobrindo que seus ativos não estão tão bem protegidos quanto eles pensavam.  Desta forma, saber como funciona o controle de bens patrimoniais da empresa pode ser um grande passo para evitar prejuízos.

Independentemente do tamanho da empresa, o gerenciamento de ativos e bens patrimoniais é uma tarefa demorada. Mas não precisa ser. Com os processos e ferramentas corretos em vigor, o controle pode ser muito mais fácil do que você imagina. 

Para que você entenda como funciona o controle de bens patrimoniais da empresa, preparamos o artigo abaixo. Confira!

Faça um catálogo básico de bens

Esta é a parte mais demorada do processo. No entanto, é essencial. Deve haver um inventário preciso de todos os bens patrimoniais. Este inventário deve incluir o tipo de ativo e a sua localização. 

Sem um catálogo de linha de base que contabilize todos os ativos de negócios, todas as outras etapas do processo sempre serão imprecisas.

Importante para o processo de simplificação é a eliminação de ativos fantasmas. Esses são ativos perdidos, roubados ou inutilizáveis, mas ainda considerados ativos. Além de fazer com que a empresa pague mais impostos e seguros sobre os ativos que ela não possui mais, os ativos fantasmas podem levar à perda de produtividade porque não estão disponíveis quando necessários.

Como os ativos comerciais, como veículos de frota, computadores, móveis de escritório e utensílios são listados no balanço patrimonial da empresa, a maioria pode ser baixada e depreciada ou debitada de acordo com o código tributário. É por isso que também é essencial que o valor do ativo seja registrado com precisão quando o catálogo for obtido.

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Determine quem é responsável por cada bem

O catálogo de linha de base também deve incluir uma notação de  quem é responsável pelo bem patrimonial. Não importa quantos ativos estão no catálogo, alguém usa o ativo ou tem controle sobre ele de alguma forma. 

O gerente de frota tem o controle dos veículos. O gerente das instalações tem controle sobre certos equipamentos. Alguém tem a responsabilidade e o nome dessa pessoa deve estar no catálogo.

Pode ser tentador pular esta parte do processo, mas ele é importante. Por exemplo, quando alguém está procurando um bem e não está no local onde deveria estar, como você o encontra? O primeiro passo deve ser perguntar ao responsável por isso. Se você não sabe quem é o responsável por isso, por onde você começa sua busca?  

Use a tecnologia como aliada

A melhor maneira de agilizar o gerenciamento de bens patrimoniais é usar o software certo. É um erro usar planilhas para gerenciar ativos. As planilhas estão sujeitas a erros humanos. E, uma vez cometidos erros, pode ser impossível encontrá-los. Isso pode resultar em um inventário e avaliação incorretos dos ativos. 

É importante selecionar uma plataforma de software que seja capaz de se integrar totalmente ao livro razão geral da empresa, para que os dados relacionados aos ativos possam ser facilmente atualizados e compartilhados.

O software de gerenciamento selecionado também deve ser capaz de rastrear a localização de cada ativo, registrar as programações de manutenção, calcular a depreciação e fornecer relatórios personalizáveis. Ele também deve ser escalonável, para que possa crescer à medida que o estoque de ativos da empresa aumenta.

Use códigos de barras

Outra maneira de agilizar o controle de bens patrimoniais da empresa é usar hardware. Este hardware inclui algum tipo de código de barras ou etiquetas de identificação. Os códigos de barras, e não o número de série do item, ajudam a identificar rapidamente o item à vista. 

As etiquetas de identificação são particularmente úteis quando uma empresa tem uma grande quantidade de ativos para controlar. O código de barras pode ser lido rapidamente e carregado automaticamente para o software de gerenciamento de ativos.

Registre cada novo bem

Identificar cada bem patrimonial que deve ser rastreado pode ser um desafio. É por isso que é importante começar a rastrear ativos o mais rápido possível após um ser adquirido pela empresa. 

Começando no primeiro dia, adicione o novo bem ao sistema de rastreamento antes de ser usado. Isso ajuda a garantir que o ativo não desapareça antes de sua presença ser registrada.

Deixe tudo sempre documentado

O software de gerenciamento de ativos selecionado, sem dúvida, virá com relatórios predefinidos. Cada um desses relatórios deve ser revisado para garantir que atendam às necessidades da empresa. 

Relatórios personalizados úteis incluem relatórios de depreciação, transferência e descarte, e gerenciamento. Os relatórios de depreciação fornecem uma imagem clara do valor contábil atual de cada ativo junto com a porcentagem de depreciação tomada até a data do relatório.

Os relatórios de transferência e alienação listam os ativos que foram alienados e quaisquer ganhos ou perdas relacionados. Esses também rastreiam a origem e o destino dos ativos transferidos. 

Os relatórios de gerenciamento fornecem um resumo da atividade do saldo da conta e mostram como o ativo está vinculado à depreciação acumulada no balanço patrimonial. Os relatórios fiscais produzem formulários fiscais para arquivamentos anuais. Entre outras coisas, eles incluem um detalhamento das despesas de depreciação, registros de venda de propriedade e recuperação de crédito fiscal de investimento.

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Faça o controle de bens patrimoniais da empresa

A gestão e controle de bens patrimoniais da empresa, sabendo onde está um ativo e o valor desse ativo, é uma tarefa essencial para qualquer negócio. Sem as ferramentas e os processos corretos, pode ser uma dor de cabeça contínua. 

E, quando uma tarefa é uma dor de cabeça, pode nunca ser realizada. Felizmente, existem maneiras de simplificar o processo para que o gerenciamento de ativos de negócios seja feito — e de forma eficiente.

Uma delas é a terceirização do serviço com uma empresa que seja especialista na área. A RRK Soluções Patrimoniais conta com o serviço de avaliação e gestão de patrimônio, que poderá garantir sucesso ao processo.

Portanto, agora que você já sabe como funciona o controle de bens patrimoniais da empresa, conte com a RRK Soluções Patrimoniais como parceira. Dessa forma, tudo será feito da forma correta para o seu negócio prosperar!