Muitas empresas não entendem as economias que podem ser alcançadas mantendo um bom sistema de gestão de ativos. Por isso, muitos continuam gerenciando seus ativos em planilhas constantemente desatualizadas, que podem levar a erros nas avaliações de ativos. 

Além disso, quando chega a hora de expandir o negócio e surge a necessidade de adquirir novos sistemas, a falta de informação impede a compra lógica. Tudo isso leva a tomadas de decisão desinformadas e praticamente cegas. Como resultado, a empresa gasta muito mais do que necessitava.

Erros nas avaliações de ativos são mais comuns do que pensamos. Enquanto todas as empresas estão em constante evolução, muitas ficam paralisadas gerenciando seus ativos de forma errada. Por isso, preparamos o artigo abaixo listando quais os riscos mais comuns. Siga a leitura e tire suas dúvidas!

Falta de inventário e relatórios  

A falta de inventário dos ativos não gera apenas perdas econômicas e de tempo. Também afeta a segurança de sua empresa, o desempenho e a conformidade normativa. 

Para muitas organizações, gerar relatórios é um desafio, pois não existe um sistema consolidado que possa fornecer todas as informações necessárias para planejamento, operação e manutenção. 

Relatórios avançados são necessários para determinar o inventário de todos os dispositivos, seus dados de eventos e falhas (em tempo real e históricos), status do equipamento, entre outros.

Não contemplar e prestar atenção aos ciclos de vida dos ativos 

Todos sabemos que os ativos não são eternos e que têm um certo ciclo de vida. Ter informações sobre a data de aquisição, instalação, licenças, datas de validade, histórico de incidentes, atualizações, status dos dispositivos em tempo real, etc. ajuda a prolongar a vida útil dos ativos. 

Sem ele, é difícil realizar uma manutenção adequada, fazer novas compras, bem como realizar atualizações, reparos ou substituições. 

Além de ter uma ferramenta que fornece informações completas sobre os sistemas e seus status, recomendamos que você estabeleça procedimentos para gerenciar os ciclos de vida dos ativos. 

Pequenas ações, como definir notificações para quando a licença expirar ou quando é hora de atualizar, ou mesmo quando é necessária uma manutenção preventiva, podem fazer uma grande diferença.

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Gestão orçamentária cujo lema é desperdício

O gerenciamento financeiro também é afetado por práticas inadequadas de gerenciamento de ativos. Se você não souber o que tem em estoque, as aquisições serão caóticas e você sempre gastará mais dinheiro do que o necessário.

O fato de não saber exatamente quais seus ativos e não ter um inventário pode levar a um baixo ROI, pois você não tem as informações necessárias para calculá-lo e não pode agir sobre isso.

Gerencie todos os ativos da mesma maneira

Quando falamos sobre a classificação do ativo imobilizado, destacamos a importância de aplicar uma gestão adequada às suas características individuais. 

Porque não é o mesmo, por exemplo, fazer manutenção nos móveis do que nas máquinas. Lembre-se de algumas chaves de gerenciamento:

• O terreno não é amortizado e com o tempo ganha valor.
• Os imóveis, móveis, máquinas, instalações técnicas, equipamentos de informática e veículos possuem vida útil estimada e devem ser depreciados anualmente.
• O valor das máquinas e instalações técnicas também pode ser determinado pela soma de suas partes. Exigem manutenção constante.
• A vida útil das máquinas, equipamentos de informática e instalações técnicas é determinada pelo seu tempo de uso e sua obsolescência tecnológica.

Não ter informações completas sobre ativos fixos

Este erro pode levar a sanções econômicas. Pois bem, as informações servem para embasar o valor econômico do bem e, portanto, para o cálculo dos tributos. 

Por isso, é necessário que todos os documentos de compra-venda, aluguel, doação ou mobilidade sejam arquivados corretamente pela empresa.

Por outro lado, as informações provenientes de estoques e manutenções também devem ser incluídas. É necessário manter uma atualização constante para utilizá-lo no momento necessário. Seja para decisões administrativas ou financeiras (como investimentos ou créditos).

Captura incorreta de informações

O procedimento de levantamento dos estoques do ativo imobilizado, bem como o registro de suas movimentações, o cálculo de impostos e tarifas, e todas as informações referentes ao ativo devem ser muito minuciosos.

Porque um dado mal registrado dará origem a uma cadeia de informações errôneas que podem arruinar os objetivos da gestão de ativos fixos. Destruindo todas as outras atividades feitas nessa direção.

Uma solução pode ser envolver tecnologia como RFID que torna esse processo muito mais preciso.

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Tenha um sistema de gestão de ativos

A melhor forma de evitar erros nas avaliações de ativos é contar com um sistema completo, que permita além da gestão, fazer todo o acompanhamento em tempo real de cada ativo.

Aqui na RRK Soluções Patrimoniais temos a plataforma RRK Tech, que reúne mais de sete soluções para otimizar processos como inventário, controle de ativos e auditoria na sua empresa. É a tecnologia que você precisa para ganhar mais inteligência de dados e eficiência operacional de forma ágil e descomplicada.

Por fim, esperamos que tenha compreendido quais os riscos dos erros nas avaliações de ativos e como corrigi-los. E para contar com a solução RRK Tech, clique aqui, conheça todas as suas aplicações e já converse com nossa equipe!