A gestão de riscos e comunicação é essencial nas empresas. A maioria delas vai enfrentar em algum momento uma crise, e se não responder a ela de forma adequada, pode prejudicar os resultados do negócio e a imagem pública da empresa.

Ter um plano de gestão de crises e comunicação é fundamental porque, sem um, as pessoas sob estresse podem tomar decisões erradas e podem estender ou piorar inadvertidamente uma crise. Tomar medidas rápidas e construtivas pode ser a chave para a sobrevivência da sua organização.

Para lhe auxiliar na elaboração do seu plano, e quais ações deve tomar na gestão de crises e comunicação, preparamos o artigo a seguir. Confira!

O que é gerenciamento de crises e comunicação?

Após uma crise, um plano mantém os funcionários focados nas principais prioridades da organização e combate o medo e a incerteza que podem agravar os danos. Além disso, o exercício de criar um plano ajuda a identificar ameaças, minimizar sua probabilidade e melhorar a resposta.

Um plano de gestão de crises e comunicação deve descrever como sua empresa reagirá a uma crise, incluindo quem estará envolvido e o que farão. O plano se esforça para minimizar os danos e restaurar as operações o mais rápido possível.

As crises ocorrem de muitas formas, mas geralmente ameaçam as operações, a reputação, as finanças ou os objetivos estratégicos da sua organização. Algumas crises colocam vidas, saúde e segurança em risco. O planejamento é uma peça fundamental da gestão de crises. 

A seguir, apresentamos alguns passos que você deve seguir e quais ações tomar na gestão de crises e comunicação.

1. Antecipar

O primeiro passo para uma gestão de crises e comunicação é se preparar. Seja proativo e organize uma sessão de brainstorming intensiva para passar por todas as crises potenciais que podem ocorrer em sua organização. 

A regra simples é aceitar a Lei de Murphy: “O que pode dar errado, vai dar errado”. No entanto, não apenas algumas situações são evitáveis ​​pela simples modificação de processos, mas esse processo de avaliação deve levar à criação de um plano de resposta a crises.

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2. Crie um plano e o teste

O plano de resposta à crise deve ser adaptado à sua empresa e deve incluir componentes operacionais e de comunicação: em uma crise, o que você fará e o que dirá? Para garantir que as mensagens contidas no plano de resposta à crise sejam entregues de forma eficaz e com credibilidade, ele precisa ser testado. 

É aqui que entram os treinamentos e simulações de crise, bem como o treinamento de comunicação para aqueles que podem dar declarações e entrevistas. Seguir essas etapas ajudará a garantir que você possa executar seu plano de resposta em uma situação da vida real, não apenas na teoria.

 3. Identifique sua equipe de comunicação de crise

Uma pequena equipe de gestores ou líderes deve ser identificada para servir como a equipe de comunicação de crise da sua empresa. O ideal é que o CEO chefie a equipe, auxiliado por outros gestores da empresa e com a ajuda de um consultor jurídico.

Essa equipe deve definir o processo de comunicação para o seu negócio. Evite ser pego quando um membro da equipe, que não conhece a história toda, dá uma citação para a mídia ou posta em suas redes sociais pessoais, por não saber o que fazer (ou não). 

Certifique-se de que um processo claro seja criado e comunicado à sua equipe; os canais podem incluir boletins informativos, manuais do funcionário e intranet.

4. Estabelecer sistemas de notificação e monitoramento

Saber o que está sendo dito sobre você nas mídias tradicionais e sociais, por seus funcionários, clientes e outras partes interessadas geralmente permite que você pegue uma “tendência” negativa que, se não for controlada, pode se transformar em uma crise. 

Da mesma forma, monitorar o feedback das partes interessadas durante uma situação de crise permite que você adapte com precisão sua estratégia e táticas. Além disso, sua organização deve ter os meios para alcançar as partes interessadas internas e externas o mais rápido possível.

5. Comunique-se!

A primeira regra da gestão de crises e comunicação é se comunicar. As primeiras horas são críticas e definem o tom para a duração da crise. Seja o mais aberto possível, diga o que você sabe e quando tomou consciência disso.

Explique quem está envolvido e o que está sendo feito para consertar a situação. Certifique-se de corrigir as informações incorretas imediatamente quando surgirem. Permanecer em silêncio ou parecer distante pode enfurecer o público e outras partes interessadas.

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6. Análise pós-crise

Após uma crise, faça uma análise formal do que foi bem feito, o que poderia ser feito melhor da próxima vez e como melhorar vários elementos do seu plano de resposta à crise. 

Esta é outra atividade obrigatória para qualquer equipe de comunicação de crise. À medida que a crise fica sob controle, a empresa deve examinar a eficácia de seu plano durante a crise e o impacto que o incidente teve sobre seus funcionários, marca e reputação. 

Se algum desses três for atingido, a empresa pode precisar tomar medidas para solucioná-los.

Fique sempre atento e tenha apoio

Em outras palavras, planeje o inesperado. Na sociedade atual, movida pela mídia, é absolutamente essencial ter um plano de gestão de crises e comunicação em vigor. Você precisa identificar as áreas de maior ameaça e avaliar onde é provável que haja problemas antes que eles aconteçam. 

Você precisa desenvolver um protocolo de comunicação, que canaliza o fluxo de informações das pessoas de sua organização para o mundo externo. E você precisa atualizar continuamente seu plano para que ele permaneça relevante.

Esperamos que tenha compreendido quais ações tomar na gestão de crises e comunicação. E para mais dicas e informações, siga a RRK Soluções Patrimoniais nas redes sociais. Estamos no  Facebook, Instagram e LinkedIn.